Hvordan gjøre bedriften mer effektiv med smart automatisering

• Produktivitet

Annonse

Å drive en virksomhet er vanskelig nok. Jo mer du kan automatisere og ikke trenger å huske, jo mer kan du fokusere på de viktigere tingene.

Det er mange områder i virksomheten du kan automatisere for å spare tid. Logg hvert PayPal betalingsvarsel som inntekt for skatteregistrene. Bruk GPS-teknologi for å logge bedriftens kjørelengde. Eller få påminnelser om å fornye forretningsdomenene dine automatisk lagt til den daglige oppgavelisten.

Hvis du er nysgjerrig på hvordan du kan konfigurere noen av disse tingene for å automatisere virksomheten bedre, fortsett å lese.

Logg inntekten automatisk

De fleste små bedrifter godtar betalinger fra betalingstjenester som sender e-postvarsler. PayPal er ett eksempel på dette.

Varsler er en flott måte å utløse andre automatiseringer.

I dette tilfellet kan du bruke den unike emnelinjen denne tjenesten alltid knytter seg til e-postene sine, for å utløse en ny post i inntektsregnearket.

Sett opp IFTTT-automatisering

For det første, hvis du ikke har en ennå, oppretter du en IFTTT-konto. Ultimate IFTTT-guiden: Bruk nettets kraftigste verktøy som en proff. Ultimate IFTTT-guide: Bruk nettets kraftigste verktøy som en proff, hvis dette er det, også kjent ettersom IFTTT er en gratis nettbasert tjeneste for å få appene og enhetene dine til å samarbeide. Er du usikker på hvordan du bygger appleten din? Følg med i denne guiden. Les mer .

Klikk deretter på Mine appleter fra menyen, og klikk på koblingen Ny applet til høyre. Klikk på dette .

Søk etter Gmail og klikk på Gmail-koblingen. Du kan bruke hvilken som helst annen e-posttjeneste du ønsker, så lenge den er integrert med IFTTT.

I neste vindu velger du Ny e-post i innboksen fra søk .

Gjør søket spørsmålet på neste skjermbilde : Du har penger (bruk den teksten din betalingstjeneste bruker i emnelinjen for e-postvarsler).

“Emne:” ber IFTTT skanne innkommende e-postmeldinger for den spesifiserte teksten i emnefeltet.

Klikk på Opprett trigger .

Deretter må du opprette en handling som laster en ny rad i regnearket for inntektslogging.

Før du gjør dette, kan du gå inn på Google Drive og opprette en ny katalog kalt IFTTT, og lage en annen katalog som heter Business .

I undermappen mappe oppretter du et regneark som heter Inntekter og utgifter . Gi den første fanen i regnearket Inntekt .

Tilbake i IFTTT, klikk på That . Søk etter ark og klikk på Google Sheets .

I neste vindu klikker du på Legg til rad i regnearket .

Dette vil utløse en ny rad i inntektsarket hver gang en ny e-post kommer i samsvar med emnelinjefilteret.

Fyll ut følgende skjema ved hjelp av detaljene som vises nedenfor.

Det viktige feltet her er formatert rad. Teksten i det feltet skal være “{{BodyPlain}} ||| ||| ||| {{ReceivedAt}}”

Dette lar to felt være tomme. Dette vil tillate deg å parse kroppen fra e-postadressen til avsenderens navn og dollarbeløpet (se Google Script nedenfor).

Klikk på Opprett handling for å fullføre dette trinnet.

Legg til Google Script

Nå er det på tide å tilpasse regnearket. Åpne Google-arket du nettopp opprettet.

Når du mottar en e-post, vil den nye raden se slik ut.

Som du kan se, blir e-postorganet lastet inn i A1, to kolonner hoppet over, og datoen for betalingen går til D1.

Rydd opp arket ved å skjule kolonne A. Klikk på pil ned til høyre for kolonne A, og velg Skjul kolonne .

Deretter må du skrive et Google Script 4 Google-skript som gjør Google Sheets mye kraftigere 4 Google Scripts som gjør Google Sheets Mye kraftigere Google Sheets er flott utenfor boksen, men det kan være enda kraftigere hvis du bruker Google Scripts for å forbedre dens evner. Les mer som kjøres hver gang en ny rad blir lagt til arket.

Dette skriptet vil sette inn de nødvendige beregningene for å fylle ut B2 og C2 med navn og dollarbeløp fra e-postdelen.

Gå inn i Script Editor ved å klikke på Verktøy i menyen, og klikk på Script Editor .

I skripteditoren limer du inn følgende kode under lukkebraketten for myFunction ().

 function FindLastRow(){ var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet(); var data = sheet.getDataRange().getValues(); for(var i = data.length-1 ; i >=0 ; i--){ if (data[i][0] != null && data[i][0] != ''){ return i+1 ; } } } 

Denne koden søker gjennom arket for den siste raden.

Nå, inni myFunction (), lim inn følgende skript.

 function myFunction() { var intLastRow = FindLastRow() SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('B'+intLastRow).setValue('=left(A'+intLastRow+', find("$", A'+intLastRow+')-11)'); SpreadsheetApp.getActiveSheet().getRange('C'+intLastRow).setValue('=mid(A'+intLastRow+', find("$", A'+intLastRow+')-1, (Find("D", A'+intLastRow+')-Find("$", A'+intLastRow+'))+2)'); 

Dette ser komplisert ut, men det er det ikke.

Den første “setValue” -kommandoen er egentlig bare å fylle ut kolonne B med denne funksjonen:

“= Venstre (A1, finne (‘$’, A1) -11)”

Dette griper bare all teksten i kroppen til venstre for dollarsymbolet.

Deretter fyller den ut kolonne C med denne funksjonen:

“= Mid (A1, finne (‘$’, A1) -1, (Finn (‘D’, A1) -Finn (‘$’, A1)) + 2)”

Dette trekker ut dollarbeløpet mellom “$” og “USD”. Skriptet erstatter bare A1 med hvilket nummer den siste kolonnen var.

Lagre dette skriptet ved å klikke på diskikonet i menyen.

Konfigurer deretter skriptet slik at det kjøres hver gang arket oppdateres ved å klikke på Rediger og nåværende prosjekt utløser .

Klikk på lenken for å legge til triggere.

Velg myFunction, fra regneark, og velg deretter På endring fra den siste rullegardinmenyen.

Hver gang et innkommende betalingsvarsel kommer, blir en ny rad lagt til i regnearket.

Skriptet ditt blir utløst og fyller ut de aktuelle feltene med avsendernavnet og dollarbeløpet.

Spor kjørelengde med GPS

Denne neste automatiseringen er enkel, siden du bruker en app som kan gjøre GPS-sporing for deg — Everlance GPS tracker.

Kjøpene i appen er litt irriterende, men du kan eksportere turloggene dine til e-post gratis. Loggene kommer som et Excel-vedlegg.

Alt du trenger å gjøre er å konfigurere en IFTTT-automatisering for å fange de innkommende e-postmeldingene og lagre filen på Google Drive-kontoen din.

Turloggene fra Everlance kommer med emnelinjen: “Your Transactions Export is Ready”. Dette er hva du kan bruke til å fange e-posten.

1. Opprett en ny applet i IFTTT.
2. Klikk på dette .
3. Søk etter Gmail og velg det.
4. Velg Ny e-post i innboksen fra søk .
5. I emnet Søk etter- felt : Din transaksjonseksport er klar og klikk Opprett utløser .
6. Klikk på det .
7. Søk etter Drive og velg Google Drive .
8. Velg Last opp fil fra URL .
9. La alle feltene som standard, men bytt katalog til IFTTT / Business / TripLogs .

Slik skal Last opp filen fra URL- konfigurasjonen se ut.

Klikk på Opprett handling, så er du ferdig.

Nå hver gang du er ferdig med en tur, bare eksporter reisedataene til e-postkontoen din, så blir de automatisk logget på Google Drive-kontoen din i TripLogs-mappen.

Last ned: Everlance for Android (gratis) | iOS (gratis)

Angi oppgaver for å fornye forretningsdomener

En av de store farene ved å eie et nettsted er å glemme å fornye domenenavnet hvert år eller to.

Mange domeneregistratorer lar deg registrere automatisk domener når de utløper, men du vil kanskje ikke gjøre det. Kanskje du ønsker å selge domenet eller overføre det til noen andre Hvordan overføre et domenenavn med null nedetid Hvordan overføre et domenenavn med null nedetid Hvis du lurer på hvordan du overfører domenenavnet ditt med null nedetid, trenger du å gjøre det i en bestemt rekkefølge. Les mer .

Én ting du kan gjøre er å konfigurere en automatisering som automatisk setter inn en ny oppgave i oppgaven-gjør-appen den dagen du mottar påminnelsen.

Gå tilbake til IFTTT og konfigurer en automatisering for å fange disse varslingsemailene.

I dette eksemplet bruker vi GoDaddy-varsler som følger med emnelinjen: "Din Godaddy-fornyelsesvarsel".

1. Opprett en ny applet i IFTTT.
2. Klikk på dette .
3. Søk etter Gmail og velg det.
4. Velg Ny e-post i innboksen fra søk .
5. I emnet Søk etter felttype : Din Godaddy-fornyelsesvarsel og klikk på Opprett utløser .
6. Klikk på det .
7. Søk etter oppgaven din og velg den (IFTTT støtter ToDoist, RememberTheMilk og andre)
8. Velg Opprett en ny oppgave .
9. Fyll ut oppgavens navnfelt med {{Subject}} kl .

De fleste gjør-apper er intelligente nok til å inkorporere forfallsdato hvis du nevner en tid og en dato i oppgavens navn.

I dette tilfellet, klikk på Legg til ingrediens, og velg Mottatt kl .

Dette vil angi oppgaven din på grunn av datoen du mottok e-posten.

Neste gang du logger deg på oppgaven din, vil du se oppgaven enten forfallen eller forfallen, og du kan tilordne den til et tidspunkt når det er mest praktisk å håndtere domenet.

Dette er spesielt nyttig hvis du har mange domener å administrere. Du glemmer aldri et utløpt domene igjen.

Spar tid med forretningsautomasjoner

Det er mange ting du må huske på når du driver en liten bedrift. Forhåpentligvis vil automatiseringene ovenfor bidra til å redusere belastningen litt.

Og husk at hvis du er frilanser, er det mange andre verktøy der ute som hjelper deg med å styre virksomheten din. Hvis regnskap ikke er ditt sterke poeng, vil du vurdere vår liste over den beste regnskapsprogramvaren som er tilgjengelig for frilansere. Den beste regnskapsprogramvaren hver frilanser trenger den beste regnskapsprogramvaren Hver frilanser trenger regnskap er et minefelt av kompleksitet. Feil kan være kostbart og til og med en forbrytelse. Hvis du er lei av manuell bokføring, kan du prøve et regnskapsprogramvare. Les mer .

Bildekreditt: Rawpixel / Depositphotos

Utforsk mer om: Business Technology, Freelance, IFTTT, Task Automation, To-Do List.